Concept
Deze privacyverklaring is een concept en wordt nog gecontroleerd door Nano Web en bij voorkeur door een jurist. Er kunnen nog geen rechten aan worden ontleend. Gemarkeerde delen, zoals [KvK-nummer], moeten nog worden ingevuld of bevestigd.
Inhoud
Privacyverklaring
Privacyverklaring van SpaSlot
Concept · versie [datum]
SpaSlot is een online boekingssysteem van Nano Web. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, hoe lang, en welke rechten je hebt. Deel 1 gaat over bezoekers van spaslot.nl en over onze eigen klanten. Deel 2 gaat over de gegevens van gasten die bij onze klanten boeken; daarbij zijn wij verwerker en is de sauna of spa verantwoordelijk.
Wie wij zijn
SpaSlot is een handelsnaam van Nano Web, gevestigd aan Rodezand 80, 3011 AN Rotterdam, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 73062545. Voor de verwerkingen in deel 1 is Nano Web de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.
Heb je een vraag over privacy? Mail naar info@spaslot.nl of bel 010 321 68 61.
Welke gegevens we verwerken
We verwerken alleen gegevens die je zelf aan ons geeft of die nodig zijn om de website en de dienst te laten werken.
2.1 Demo-aanvraag en contact
- Contactgegevens: je naam, e-mailadres en, als je dat invult, je telefoonnummer.
- Bedrijfsgegevens: de naam van je sauna, spa of locatie.
- Je bericht: de vraag of wens die je in het formulier of in een mail aan ons stuurt.
2.2 Klanten van SpaSlot
Word je klant, dan verwerken we daarnaast:
- Account- en gebruikersgegevens: naam en e-mailadres van jou en de medewerkers die je toegang geeft, met hun rol en rechten.
- Facturatiegegevens: bedrijfsnaam, adres, btw-nummer, contactpersoon en betaalgegevens voor het abonnement.
- Contact en support: e-mails, telefoonnotities en supportvragen.
- Technische gegevens: inloggegevens en logbestanden van het beheerdashboard, nodig voor beveiliging en het oplossen van storingen.
2.3 Websitebezoek
Bij elk bezoek aan spaslot.nl verwerkt de webserver technische gegevens, zoals je IP-adres, het tijdstip en de opgevraagde pagina. Dat is nodig om de website te tonen en te beveiligen. We bouwen hiermee geen profielen op.
We verwerken geen bijzondere persoonsgegevens en de website is niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar.
Waarom we dat doen
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Je demo-aanvraag of vraag beantwoorden | Contact, bedrijf, bericht | Je verzoek (stappen voor een overeenkomst) en ons gerechtvaardigd belang om te antwoorden |
| SpaSlot leveren en inrichten | Account, gebruikers, facturatie | Uitvoering van de overeenkomst |
| Factureren en administratie | Facturatiegegevens | Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) |
| Support geven | Contact en support | Uitvoering van de overeenkomst |
| Website en dashboard beveiligen | Technische gegevens | Gerechtvaardigd belang |
| Je informeren over wijzigingen in de dienst | Contactgegevens klant | Uitvoering van de overeenkomst |
We sturen geen nieuwsbrieven of marketingmails zonder je toestemming, en we verkopen geen gegevens.
Met wie we gegevens delen
We delen gegevens alleen met partijen die ons helpen de dienst te leveren. Met hen sluiten we een verwerkersovereenkomst.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| [hostingpartij website] | Hosting van spaslot.nl en het formulier | [land] |
| [hostingpartij app] | Hosting van SpaSlot en de database | Amsterdam, Nederland |
| [e-mailprovider] | Versturen van e-mail | [land] |
| [boekhoudpakket] | Facturatie en administratie | [land] |
Daarnaast verstrekken we gegevens als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst. Gegevens gaan niet naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij hierboven anders staat en er passende waarborgen zijn, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Hoe lang we gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Demo-aanvraag zonder dat je klant wordt | [12 maanden] na het laatste contact |
| Account- en gebruikersgegevens | Zolang je klant bent, daarna [3 maanden] voor export en afronding |
| Facturen en administratie | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Support-e-mails | [2 jaar] na afhandeling |
| Serverlogs | [maximaal 30 dagen] |
Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen. Verbindingen met de website en het dashboard zijn versleuteld (https). De servers van SpaSlot staan in een datacenter in Amsterdam. Toegang tot gegevens is beperkt tot medewerkers die het nodig hebben voor hun werk. [aanvullen met concrete maatregelen, zoals back-ups en tweestapsverificatie, als die er zijn]
Je rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens over te laten dragen. Stuur je verzoek naar info@spaslot.nl. We reageren binnen een maand. We kunnen je vragen je identiteit te bevestigen, zodat we gegevens niet aan de verkeerde persoon geven.
Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten via info@spaslot.nl, dan zoeken we samen een oplossing. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze dienst of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de laatste wijziging is gedaan. Bij belangrijke wijzigingen informeren we klanten per e-mail.
Contact
Voor vragen, verzoeken of klachten over privacy:
Nano Web, t.a.v. privacy SpaSlot
Deel 2 · Gastgegevens
Gegevens van gasten die via SpaSlot boeken
Boek je als gast bij een sauna, spa of wellness die SpaSlot gebruikt? Dan is die locatie verantwoordelijk voor je gegevens. SpaSlot verwerkt ze in opdracht van die locatie. Hieronder staat wat dat betekent.
Laatst bijgewerkt: [datum]
Kort samengevat
- De sauna of spa waar je boekt, bepaalt wat er met je gegevens gebeurt. Wij zijn de verwerker.
- We gebruiken gastgegevens alleen om boekingen, betalingen, mails en facturen voor die locatie te verwerken. Niet voor onszelf.
- De gegevens staan op servers in Amsterdam en blijven van onze klant. Die kan ze altijd exporteren.
- Met elke klant sluiten we een verwerkersovereenkomst.
- Wil je je gegevens inzien of laten verwijderen? Neem contact op met de locatie waar je hebt geboekt.
Wie is verantwoordelijk
De sauna, spa of andere locatie die SpaSlot gebruikt, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar gasten. Nano Web is verwerker: we verwerken die gegevens alleen in opdracht en volgens de instructies van de locatie, zoals vastgelegd in de verwerkersovereenkomst. De privacyverklaring van de locatie zelf is voor gasten leidend.
Welke gastgegevens
Afhankelijk van hoe de locatie SpaSlot heeft ingericht, verwerken we:
- Contactgegevens: naam, e-mailadres en telefoonnummer.
- Boekingsgegevens: datum, tijd, ruimte, aantal gasten per categorie (volwassenen, kinderen, baby's), gekozen extra's en arrangementen, eventuele opmerkingen.
- Betaalgegevens: bedrag, betaalstatus en betaalmethode. Betalingen lopen via Mollie; wij zien geen volledige bank- of kaartgegevens.
- Codes en tegoeden: gebruikte promotiecodes, cadeaukaarten en strippenkaarten.
- Klantaccount: e-mailadres en de inlogcode die per mail wordt verstuurd, als de gast "mijn boekingen" gebruikt.
- Reviews en feedback: de score die een gast geeft, en de feedback als die via het formulier naar de locatie gaat.
- Factuurgegevens: gegevens die op een factuur komen, zoals een bedrijfsnaam als de gast die opgeeft.
Wat we ermee doen
We verwerken gastgegevens alleen om de dienst voor de locatie uit te voeren:
- boekingen vastleggen en tonen in de agenda van de locatie;
- betalingen starten en de betaalstatus bijhouden;
- bevestigingen, herinneringen, eventueel een mail bij een niet-afgeronde boeking, en reviewverzoeken versturen, zoals de locatie heeft ingesteld;
- facturen maken en versturen, als de locatie dat heeft aangezet;
- statistieken en exports maken voor de locatie.
We gebruiken gastgegevens niet voor eigen doeleinden, sturen gasten geen eigen marketing en verkopen geen gegevens.
Waar de gegevens staan
Gastgegevens staan op servers in een datacenter in Amsterdam. De gegevens blijven van de locatie. Die kan ze op elk moment exporteren, bijvoorbeeld als Excel-bestand.
Subverwerkers
Voor een deel van het werk schakelen we andere partijen in. Zij verwerken alleen wat nodig is en zijn aan dezelfde afspraken gebonden.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| [hostingpartij app] | Hosting van SpaSlot en de database | Amsterdam, Nederland |
| [e-mailprovider] | Versturen van boekingsmails | [land] |
| Mollie | Online betalingen | Nederland [te controleren: rol van Mollie] |
Bewaartermijnen
De locatie bepaalt hoe lang gastgegevens bewaard blijven. Eindigt de overeenkomst met de locatie, dan krijgt die de gelegenheid alle gegevens te exporteren. Daarna verwijderen we de gegevens binnen [termijn], tenzij de wet ons verplicht ze langer te bewaren.
Beveiliging en datalekken
We beveiligen gastgegevens met dezelfde maatregelen als in deel 1, sectie 7. Medewerkers van een locatie krijgen alleen toegang volgens de rol en rechten die de locatie instelt. Ontdekken we een datalek, dan melden we dat zonder onnodige vertraging aan de locatie, [binnen 48 uur], zodat die haar meldplicht kan nakomen.
Verwerkersovereenkomst
Met elke klant sluiten we een verwerkersovereenkomst. Daarin staan onder meer het doel van de verwerking, de beveiligingsmaatregelen, de subverwerkers, de afspraken over datalekken en wat er met de gegevens gebeurt als de samenwerking stopt. Klanten kunnen de overeenkomst opvragen via info@spaslot.nl.
Je rechten als gast
Wil je als gast je gegevens inzien, corrigeren of laten verwijderen? Neem dan contact op met de locatie waar je hebt geboekt. Die is verantwoordelijk en kan je verzoek uitvoeren. Kom je er met de locatie niet uit, of komt je verzoek bij ons binnen, dan sturen we het door naar de locatie en helpen we haar het af te handelen.
Let op
SpaSlot vraagt gasten nooit om wachtwoorden of betaalgegevens per e-mail of telefoon. Betalen gebeurt alleen via de beveiligde betaalpagina. Krijg je een verdacht bericht dat van een SpaSlot-locatie lijkt te komen? Meld het bij de locatie of bij info@spaslot.nl. [te controleren: klopt dit met de werkwijze?]